Традиции и новации в работе отдела комплектования

Максимова Лариса Вениаминовна, 
зав. отделом комплектования Научной библиотеки 
Удмуртского государственного университета

Главной целью деятельности вузовских библиотек всегда было удовлетворение информационных потребностей субъектов высшего образования – от студентов, получающих это образование, до преподавателей и сотрудников, осуществляющих образовательную и научную деятельности в вузовском сообществе. Чем эффективнее вузовские библиотеки реализуют данную цель, тем выше их статус в системе высшей школы и благоприятнее перспективы на будущее.
 Время ставило перед вузовскими библиотеками каждый раз свои задачи и возможности для их осуществления. На протяжении всей деятельности библиотеки самым актуальным является  формирование фонда, комплектование  учебными и научными изданиями.
С увеличением количества факультетов встала задача обеспечения учебной литературой незакрытых дисциплин и специальностей, формирование фондов фундаментальной научной литературой, согласно учебным планам. 

Внедрение новых технологий, включение библиотечной системы в ИИАС (интегрированной информационной автоматизированной системы) позволило отделу комплектования более активно взаимодействовать со всеми структурными подразделениями нашего вуза,  увеличить оперативность  взаимосвязи  « преподаватель - студент – библиотека – студент », снизить трудоемкость многих библиотечных процессов, более качественно выполнять задачи, поставленные перед сотрудниками отдела.

Комплектование библиотеки УдГУ всегда проводилось в несколько взаимосвязанных этапов:
- сбор заявок преподавателей УдГУ, сверка с рабочими программами по дисциплинам
- поиск и заказ необходимой литературы в издательствах 
- комплектование трудов преподавателей УдГУ
- анализ заказанных и приобретенных документов  на предмет востребованности у читателей.
 - работа с отказами читателей в комнате каталогов и в отделах обслуживания

Первой и очень важной задачей сотрудников комплектования является сбор  информации о необходимости приобретения научной и учебной  литературы. Для сбора необходимой информации существует несколько способов, как традиционных, так и новаторских.
 До недавнего времени темпланы издательств, прайс-листы и каталоги периодики передавались для просмотра и заказа литературы на факультеты  через деканаты и кафедры только при личном общении. Это были  либо выходы сотрудников отдела на факультеты, на заседания кафедр, либо посещения преподавателей библиотеки, как в индивидуальном порядке, так и на проводимых в стенах библиотеки Днях кафедр. Сейчас возможность общения  отдела комплектования с любой кафедрой по электронной почте (отсылка пришедших прайс-листов издательств и возврат заполненных заказов) повышает оперативность работы с заявками, сокращает число хождений по территориально разбросанным корпусам, факультетам. Налаживается постоянная взаимосвязь по e-mail заведующего отделом комплектования с кураторами на кафедрах, которые отвечают за связь учебного процесса с библиотекой. Получив по электронной почте дополнительную информацию от куратора с кафедры о необходимости дозаказа экземпляров того или иного учебника, комплектатор делает соответствующие пометки в БД «Заказы».

Все чаще преподавателям предлагаются тематические планы издательств, прайс-листы, электронные каталоги выпускаемой литературы  на CD-R.
После просмотра преподавателями темпланов, заполняется традиционный бумажный бланк-заказ на литературу изучаемой дисциплины. Единственно, что сам бланк постоянно усовершенствуется и дополняется обязательными для заполнения полями.
Надеемся, что в скором времени будет внедрен электронный бланк заказа, с которым можно будет работать, зайдя на сайт библиотеки. 
Правильно заполненные поля бланка-заказа убыстряют оформление и выполнение заявки:
например 
- заполнение в бланке заказа номера позиции в темпланах , исключает необходимость листать сам темплан при оформлении объединенной заявки. 
- представление обязательной информации заказа (автор, название, издательство, год) позволяет сразу занести ее в электронную БД «Заказы», с которой будет проводиться работа на следующих этапах (при создании  полного описания уже полученной книги в электронном каталоге и в базе « Книгообеспеченность»)
- обязательное указание дисциплины, по которой книга рекомендуется, позволяет преподавателям  определять книгообеспеченность.

После сбора информации о заказах все данные заносятся в БД «Заказы»  в автоматизированной системе ИИАС УдГУ, затем формируется   список литературы в формате Excel, который  отсылается по электронной почте в издательство. 
В базе данных «Заказы» отражаются:
- краткое библиографическое описание заказанного документа
- количество приобретаемых экземпляров
- дата заказа
- сведения о размещении заказа в книготорговой сети
- подразделение вуза  или библиотеки, от которого исходит заказ
- данные о выполнении заказа
Большим плюсом работы по новой программе является то, что одноразовое создание записи позволяет затем многократно использовать ее в различных процессах. То есть, первоначально создается запись на документ в БД «Заказы», затем, при поступлении книги, запись дополняется  в Электронном каталоге.
Показать слайд «БД Заказ»

Благодаря сотрудничеству с учебно-методическим департаментом вуза и работе в единой системе ИИАС-вуз, мы располагаем возможностью работать с электронными рабочими программами преподавателей институтов и факультетов УдГУ, где указаны  списки основной и дополнительной литературы по изучаемой дисциплине. 
 Работая в системе ИИАС, не отходя от монитора, комплектатор быстро может сверить дисциплинарный список  с электронным каталогом библиотеки на наличие  и экземплярность данной книги в фонде, сверить с базой «Заказы» об уже осуществленном оформлении заказа, ввести данные в базу «Книгообеспеченность». После того, как мы закончим работу с заполнением полей в «Книгообеспеченности», мы сможем автоматически  произвести расчет книгообеспеченности каждой дисциплины.

Работа с электронными рабочими программами выявила множество проблем, которые необходимо разрешить в ближайшее будущее. Наверняка эти проблемы общие для  всех вузовских библиотек
1.	В большинстве списков литература не подразделяется на основную и дополнительную, хотя при комплектовании той или другой используются совершенно различные подходы. 
2.	Очень мало включено в списки официальных, справочных и периодических изданий (либо, наоборот, делается упор на периодические издания старых годов выпуска)
3.	Есть дисциплины, не обеспеченные рабочими программами (т.е. нет списка изучаемой литературы)
4.	В списках допускаются грамматические ошибки в написании автора или названия, что усложняет поиск и оформления заявки в издательствах
5.	Рекомендуется литература, которая или отсутствует в фонде библиотеки, или имеется в ограниченном количестве (1-3 экз.)
6.	Видно, что списки составлялись без сверки с  каталогом библиотеки (указаны издания старых лет, хотя в библиотеке имеются переиздания последних лет)
7.	Очень много дисциплин, не обеспеченных литературой, а заявок на приобретение от преподавателей нет.
 (На экране показать   Электр. Раб. Программамы,  )

 На сайте каждого факультета можно найти список опубликованных научных трудов преподавателей, где отмечены дата выхода научного труда, его тираж и место издания. Все это помогает отслеживать и комплектовать труды преподавателей. Не секрет, что порой труды преподавателей попросту не доходят до вузовской библиотеки, если они издавались в иногородних издательствах или публиковались в сборниках или журналах, не выписываемых нашей библиотекой. Отдел комплектования собирает труды преподавателей вышедших как в бумажном, так и в электронном варианте, приветствует единичные экземпляры трудов преподавателя, которые после сканирования возвращаются автору. Порой, откликнувшись на призыв комплектатора пополнить фонд научных трудов, кафедры приносят целые диски статей  из разных сборников и журналов, посвященных разработке одной темы (Кафедра физики твердого тела).

Для формирования фонда, максимально приближенного к потребностям студентов  и профессорско-преподавательского состава, нами постоянно проводится анализ неудовлетворенного читательского спроса с последующей корректировкой  тематики комплектования. 
Опыт аналитического подхода к комплектованию мы начали накапливать с проведения анализа спрашиваемости периодических изданий в читальных залах. Результаты анализа  были сформированы в дисциплинарные списки журналов, с выводами и предложениями были разосланы на факультеты. В результате анализа библиотека была вынуждена отказаться от некоторых изданий, вновь выписали по заявкам преподавателей 18 названий журналов, и более десяти названий - для различных подразделений вуза. Сегодня система электронной выдачи в читальных залах позволяет  составлять рейтинги наиболее спрашиваемой литературы.
(Вывести на экран возможности Рейтинга)
Инструментом проведения анализа  отсутствующих в фонде документов   является  и картотека отказов читателям. Сотрудники отдела комплектования и научной обработки документов дежурят в комнате каталогов и ведут тетрадь отказов, куда заносятся тематика запросов и книги, отсутствующие в фонде библиотеки. Картотека отказов пополняется и заявками из отделов обслуживания. Сотрудники отделов обслуживания как никто другой знает о потребностях читателей: они информированы о тематике запросов, знают о наиболее популярных авторах, имеют представление о необходимом количестве документов для удовлетворения потребностей читателей.

Новые технологии позволили   автоматизировать индивидуальный учет новых поступлений.
При приеме новых поступлений формируется БД «Описание партии» - куда мы заносим номер партии КСУ, источник поступления, количество документов, сумму, а программа автоматически формирует блок инвентарных номеров для определенного количества документов, зарезервированных за данной партией. 
Новые электронные технологии помогают исключить при описании документа ввода повтора инвентарного номера, так как инвентарный номер является исключительным для программы. 
(БД «Описание партий»)
Штриховое кодирование новых поступлений позволяет автоматизировать   индивидуальный учет документов; технологический процесс передачи  документов из отдела в отдел, начиная с отдела комплектования;  уходит в прошлое техническая обработка документов – все это минимизирует затраты рабочего времени комплектатора. 
Ведение рукописной инвентарной книги заменила автоматизированная база «Инвентарная книга», где сохранены все традиционные показатели.
(«Инвентарная книга»)

Так же автоматизирован и процесс списания выбывшей литературы. В БД «Списание» формируется № Акта на списание с заполнением полей, в которых указывается: дата списания, причина списания, отдел в котором идет процесс списания. Затем фондодержатели в  Электронном каталоге  в поле «Единицы хранения» отмечают номер акта списания против каждого инвентарного номера. В последствии формируется список к Акту, по которому в дальнейшем документы исключаются из инвентарной книги.

При комплектовании фонда необходима тесная связь с издающими и книготорговыми организациями. В хорошо налаженные партнерские отношения библиотеки с издательствами внесли свои коррективы новые экономические требования по правилам закупок литературы. Это различные котировки, тендеры (конкурсы) на сотрудничество на более выгодных условиях. Приемлемые скидки, доставка литературы до места назначения, бесплатно предоставляемые  прайс - листы, темпланы, электронные каталоги на CD-R, все это является обязательными условием для заключения договоров на приобретение издательской книжной продукции.  Сегодня актуальным стало и требование библиотек, чтобы издательства присылали свои прайс - листы и темпланы не просто в виде аннотированных списков, но и предоставляли в электронном виде библиографическое описание документов в формате RUSMARC. Это  значительно бы сократило трудозатраты на создание записей вручную. 

Вузовские библиотеки России с начала 90-х годов 20 века развиваются быстрыми темпами, интегрируясь на основе научных информационных технологий в единое образовательное информационное пространство.
Несомненно, что библиотеки должны соответствовать новым требованиям современного образования. А эффективное обслуживание читателей невозможно без качественного формирования фонда. 
Переход на  новые электронные технологии отдела комплектования библиотеки помогает решить многие задачи:
- повысить производительность труда сотрудников комплектования за счет автоматизации процессов сбора, оформления и передачи заказа, учета фонда, составления актов на поступление и списание
- улучшить работу с кафедрами по формированию фонда за счет предоставления им более полной информации о новых поступлениях
- обеспечить многоаспектный анализ книгообеспеченности учебного процесса.